Recepcionista

- Gestionar la central telefónica, transferir llamadas a las personas correspondientes o, en caso de ausencia, tomar mensajes detallados y asegurarse de entregarlos personalmente o a través de medios adecuados.
- Recibir y orientar a las visitas, asegurando que sean bien atendidas, ofreciéndoles bebidas y acomodándolas en un área adecuada mientras esperan a ser atendidas por la persona correspondiente.
- Manejar y controlar la caja chica (caja de menuda), registrando cuidadosamente las entradas y salidas, y reportando cualquier irregularidad al coordinador administrativo.
- En conjunto con la asistente de gerencia, coordinar el uso de la sala de juntas, gestionando horarios, recursos necesarios (equipo audiovisual, refrigerios cuando sea necesario) y verificando la disponibilidad.
- Elaborar y gestionar las solicitudes de pago recibidas del coordinador administrativo y otros departamentos, garantizando que las facturas y otros documentos estén correctos y listos para su procesamiento.
- Preparar reportes de los gastos fijos de la empresa, en colaboración con el coordinador administrativo, para mantener actualizados los registros contables.
- Realizar tareas de archivo documental, asegurando que los documentos importantes estén organizados y fácilmente accesibles para todos los departamentos que lo requieran.
- Recibir, coordinar y distribuir la mensajería interna y externa de manera eficiente, tanto en físico como a través de medios digitales.
- Gestionar la entrega de valijas y otros documentos importantes enviados desde los diferentes proyectos o sucursales, asegurando que lleguen a su destino en tiempo y forma.
- Llevar el inventario y coordinar los pedidos de útiles de oficina para la sede principal y los proyectos en curso, asegurando que no falten materiales esenciales.
- Mantener actualizado el inventario de útiles de aseo y suministros de cafetería, en coordinación con el jefe administrativo, para garantizar que el personal tenga lo necesario para su comodidad.
- Asistir en la organización de eventos internos, capacitaciones, y otras actividades especiales que involucren al personal de la empresa.
- Apoyar en la redacción y distribución de comunicados internos, asegurando que toda la información sea clara y oportuna.
- Realizar cualquier otra función inherente al cargo que le sea asignada, con un enfoque proactivo para mejorar la eficiencia operativa de la oficina.
- Supervisar y mantener los medios de comunicación internos, como tablones de anuncios o sistemas de mensajería interna, asegurando que estén actualizados con la información más reciente.

Coordinar y dar seguimiento al Plan de Mantenimiento de equipos, infraestructura y equipos tecnológicos.