Asistente Ejecutiva
¿De qué trata la empresa?
Empresa panameña dedicada a la calidad del aire interior, que ofrecemos multiples productos y servicios relacionados a la calidad de aire, filtros para aires residenciales, comerciales, hasta hospitalarios, purificadores de aire residenciales y comerciales, recolectores de polvo para obras/remodelaciones, y asesoria de calidad de aire.
Rol de la posición: Asistente Ejecutiva organizada, proactiva y con excelente atención al detalle, que se convierta en la mano derecha del fundador. Será responsable de coordinar directamente con clientes, manejar la documentación fiscal y administrativa de la empresa, y apoyar en tareas personales del día a día.
Responsabilidades:
- Agendar y coordinar visitas técnicas para cambios de filtros en clientes residenciales
- Confirmar citas por WhatsApp y correo, dar seguimiento a reagendamientos
- Mantener actualizada la información de contacto
- Generación de facturas fiscales electrónicas en cumplimiento con la DGI
- Registro de gastos con su debida categorización
- Conciliación básica de pagos recibidos vs facturas emitidas
- Apoyo en reportes mensuales de ITBMS
- Manejo de agenda y bandeja de correo del fundador
- Coordinación con proveedores nacionales e internacionales
- Mantener actualizado el calendario de cambios, compromisos y entregables
- Coordinación de citas personales (médicas, vehículo, trámites)
- Pagos personales y gestiones puntuales
Requisitos:
- Mínimo 2 años de experiencia como asistente ejecutiva, administrativa o coordinadora
- Manejo de Zoho (Books y/o CRM) o alta disposición a aprenderlo en las primeras 2 semanas
- Buena gramática y ortografía para redacción de documentos
- Inglés intermedio-alto (lectura de correos y documentos técnicos)
- Manejo fluido de WhatsApp Business, Gmail, Excel y Word
- Disponibilidad de trabajar en el área de San Francisco
- Conocimiento del sistema fiscal panameño (facturación electrónica, ITBMS, retenciones) Deseable
- Licencia de conducir vigente y vehículo propio. Deseable
Ofrecemos:
- Salario de B/900
- Horario de 8 am hasta 5 pm (lunes a jueves presencial; viernes en la tarde y sábado es virtual)
- Luego del 3er mes, aplica para incentivos variables por cumplimientos de metas