Asistente Administrativa

El candidato ideal será responsable de una variedad de tareas administrativas, atención al cliente y asistencia en la coordinación de servicios funerarios, asegurando un funcionamiento eficiente de la oficina y un trato sensible y respetuoso a las familias en momentos difíciles.

Responsabilidades Principales:

- Apoyo Administrativo General.
- Gestión administrativa.
- Coordinación de servicios entre proveedores y clientes.
- Manejar la correspondencia (correo electrónico, llamadas telefónicas).
- Preparar, redactar y revisar documentos, informes, presentaciones y otros materiales.
- Mantener y organizar archivos físicos y digitales de manera confidencial y eficiente.
- Gestionar los suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
- Realizar tareas de contabilidad básica como procesamiento de facturas, seguimiento de pagos y conciliaciones (según se requiera).

Atención al Cliente:

- Ser el primer punto de contacto para los clientes, tanto por teléfono como en persona, ofreciendo una bienvenida cálida y profesional.
- Proporcionar información precisa sobre los servicios de cremación y funerarios, respondiendo a preguntas con empatía y paciencia.
- Asistir a las familias en el proceso de completar la documentación necesaria.
- Manejar consultas y quejas de los clientes de manera efectiva y respetuosa, escalando los problemas a la Administradora cuando sea necesario.
- Mantener un alto nivel de discreción y confidencialidad en todo momento.

Asistencia en Servicios Funerarios y de Cremación:

- Colaborar en la coordinación logística de los servicios funerarios y de cremación según las instrucciones de la Administradora.
- Asistir en la preparación de la sala de velación o capilla.
- Brindar apoyo discreto y respetuoso a las familias durante los servicios.
- Asegurarse de que todos los detalles estén en orden antes, durante y después de cada servicio.
- Coordinar con proveedores externos (floristerías, clero, etc.) según sea necesario.

Tareas Relacionadas:

- Mantener actualizada la base de datos de clientes y servicios.
- Colaborar con otros miembros del equipo para asegurar la continuidad de las operaciones.
- Participar en reuniones de equipo y aportar ideas para la mejora de los procesos.
- Cumplir con todas las normativas y políticas de la empresa, especialmente aquellas relacionadas con la privacidad y el manejo de información sensible.
- Realizar cualquier otra tarea asignada por la Administradora para el buen funcionamiento del departamento.

Requisitos y Cualificaciones:

- Educación: Diploma de escuela secundaria requerido. Título técnico o universitario en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo o campo relacionado es una ventaja.
- Experiencia: Experiencia previa demostrable como asistente administrativo, preferiblemente en un entorno de servicios o atención al cliente.
- Experiencia en el sector funerario o en un rol que requiera un alto grado de empatía y manejo de situaciones delicadas será altamente valorada.
- Habilidades Técnicas: Dominio del Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Habilidad para aprender y utilizar software.
- Habilidades de mecanografía y entrada de datos.
- Habilidades Interpersonales y Competencias: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español.
- Excepcional habilidad para el trato con el público, demostrando empatía, compasión, paciencia y profesionalismo.
- Gran capacidad de organización y gestión del tiempo, con habilidad para priorizar tareas y trabajar bajo presión.
- Atención meticulosa al detalle y precisión.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
- Proactividad y disposición para tomar la iniciativa.
- Alto grado de discreción y confidencialidad.
- Capacidad para manejar situaciones emocionalmente difíciles con sensibilidad y aplomo.
- Flexibilidad y adaptabilidad a diferentes tareas y horarios (puede requerir disponibilidad ocasional fuera del horario regular para asistir a servicios).

Condiciones de Trabajo:

- Entorno de oficina y, ocasionalmente, asistencia en lugares donde se realizan servicios funerarios.
- Puede requerir estar de pie o sentado por períodos prolongados.