Gerente administrativo

Descripción de las Responsabilidades Adicionales:

El Gerente Administrativo es un líder escolar responsable de supervisar y participar activamente en los departamentos de Operaciones, Finanzas, Compras y Recursos Humanos, garantizando el correcto funcionamiento de la escuela. Es responsable de los gastos que apoyen la excelencia académica y religiosa en la academia.



Requisito: Inglés avanzado



FUNCIONES y responsabilidades



FINANZAS:

Informes y procedimientos financieros, incluyendo sistemas de control, operaciones de procesamiento de transacciones y políticas para:
Crear informes financieros mensuales.
Monitorear gastos.
Pago de salarios de empleados.
Recepción de matrículas y tarifas.
Gestión de pagos atrasados.
Mantenimiento de inventarios.
Administración de inversiones.
Cobro de matrículas y cuentas por cobrar.
Preparar recomendaciones presupuestarias anuales.
Supervisar la oficina financiera.
Supervisar el proceso de facturación y trabajar estrechamente con los padres para garantizar el pago puntual de las facturas escolares.
Coordinar el proceso de solicitud de ayuda financiera escolar.
Participar como miembro del Comité de Finanzas.
Colaborar con el auditor aprobado por la junta para asegurar una auditoría financiera anual fluida.
Facilitar la gestión de sistemas financieros para facturación y contabilidad.


CONTROL Y GESTIÓN:

Mantener y hacer cumplir un sistema documentado de políticas y procedimientos contables.
Gestionar funciones subcontratadas.
Garantizar el pago oportuno de cuentas por pagar y aprovechar descuentos razonables.
Asegurar el cobro puntual de cuentas por cobrar.
Procesar nóminas puntualmente.
Realizar conciliaciones bancarias periódicas.
Asegurar el cumplimiento de pagos de deuda en tiempo y forma.
Mantener un sistema de control sobre transacciones contables.
Emitir estados financieros completos y oportunos.
Coordinar la preparación del informe anual corporativo.
Gestionar la producción del presupuesto anual y las proyecciones.
Supervisar niveles de deuda y adherencia al presupuesto, informando sobre problemas significativos a la dirección.


COMPRAS:

Gestionar el proceso de adquisiciones y licitaciones de la escuela.
Identificar proveedores y contratistas.
Obtener suministros y materiales necesarios para el funcionamiento escolar, respetando el presupuesto.
Asegurar que lo adquirido cumpla con estándares adecuados de calidad y control de costos.


RECURSOS HUMANOS:

Supervisar al personal de Recursos Humanos en la gestión de expedientes de personal, elaboración de contratos, manejo de quejas, obtención de visas de trabajo, cumplimiento de normativas laborales, gestión de riesgos y formación específica para personal no académico.
Recomendar políticas y procedimientos para la interacción entre los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos.
Colaborar con el abogado operativo de la escuela en asuntos legales relacionados con personal.
Revisar, ajustar y desarrollar descripciones de puestos en colaboración con el liderazgo escolar.
Planificar y promover eventos administrativos, como reuniones, capacitaciones y entrevistas.


GENERAL:

Supervisar, revisar, recomendar e implementar políticas relacionadas con compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, informes financieros y análisis de marketing en la escuela.
Colaborar con el Director General para desarrollar políticas financieras integrales.
Coordinar procesos entre departamentos para garantizar operaciones escolares fluidas.
Supervisar y evaluar al personal de Finanzas, TI, Compras y Recursos Humanos.
Planificar y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional para el personal administrativo.
Participar en reuniones del Comité de Finanzas y otros eventos relevantes fuera del horario laboral.



**Otras responsabilidades asignadas.