Asistente de Gerencia

Objetivo del Puesto

Proporcionar apoyo eficiente y efectivo a los gerentes y líderes de un equipo o departamento dentro de una organización. Esto implica realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina para garantizar que la operación diaria de la gerencia sea fluida y eficiente.

Funciones

- Mantener actualizado en el sistema de trámite documentario la correspondencia recibida y generada en la Gerencia, para facilitar la ubicación de los documentos.
- Gestionar y mantener actualizada la agenda de reuniones del Gerente, teniendo organizada la documentación respectiva para las reuniones.
- Controlar y despachar la correspondencia recibida, a los destinatarios, para facilitar la distribución de carga de trabajo según asignación del Gerente.
- Atender las llamadas telefónicas y las consultas, de acuerdo al protocolo establecido, para brindar la orientación respectiva.
- Registrar y mantener actualizado el acervo documentario de entradas y salidas, de acuerdo con instrucciones o procedimientos archivísticos y facilitar el acceso y la disponibilidad de la información
- Tramitar pasajes, viáticos, permisos, seguros de viajes y todo lo relacionado a viajes a otras ciudades y/o países, para facilitar la movilización del personal.
- Clasificar y administrar el listado de proveedores externos del área administrativa
- Presentar periódicamente informes y evaluaciones relevantes sobre las tareas de asistencia cumplidas hasta el momento.
- Manejar cierta información sobre la contabilidad de la organización.
- Asistencia administrativa en el cumplimiento de los procesos administrativos de la empresa como en las diferentes sucursales.
- Brindar apoyo en solicitar la información departamental para los informes financieros de la empresa.
- Llevar el control presupuestal por departamento dentro de la organización
- Disponibilidad para viajar fuera del país
Indispensable ingles avanzado