Asistente Administrativo Bilingue

Empresa dedicada a la logistica

Alcance del cargo

El/la Asistente Administrativo/a (Facturación ? Oracle NetSuite) apoya las operaciones administrativas y financieras. Gestiona los procesos de facturación, mantiene registros financieros precisos y asegura que las facturas se emitan a tiempo. Trabaja de cerca con los equipos de finanzas y operaciones para asegurar el uso correcto de Oracle NetSuite, el cumplimiento de las políticas de la empresa y el manejo eficiente de las tareas administrativas.

Facturación

- Generar y procesar facturas con precisión en Oracle NetSuite.
- Facturar a los clientes a tiempo, según los términos contractuales.
- Verificar la información de facturación, los precios y el cálculo de impuestos antes de emitir las facturas.
- Hacer seguimiento a las facturas pendientes y apoyar los procesos de cuentas por cobrar.

Apoyo administrativo

- Brindar apoyo administrativo general a los equipos de finanzas y operaciones.
- Gestionar la documentación, el archivo y los registros físicos y digitales.
- Preparar informes, correspondencia y documentación interna.
- Atender correos y llamadas, y coordinar con contrapartes internas y externas.

Cuentas y apoyo financiero

- Apoyar el seguimiento de cuentas por cobrar y de la cobranza.
- Apoyar la conciliación de facturas y pagos.
- Mantener registros financieros precisos en el sistema.

Gestión de Oracle NetSuite

- Ingresar y actualizar datos en Oracle NetSuite con precisión.
- Asegurar el uso correcto del sistema en los procesos de facturación y administrativos.
- Generar informes financieros y de facturación desde el sistema.

Control interno y cumplimiento

- Apoyar las auditorías internas y externas cuando se requiera.
- Mantener la confidencialidad de la información financiera y administrativa.

Control de costos y eficiencia

- Apoyar mejoras en los procesos de facturación y en los flujos de trabajo administrativos.
- Identificar oportunidades para aumentar la eficiencia y reducir errores en la facturación.


Requisitos:
- Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.
- Experiencia previa en cargos administrativos y de facturación.
- Experiencia con Oracle NetSuite (excluyente).
- Conocimientos básicos de contabilidad y de procesos de facturación.
- Manejo de Microsoft Excel (de preferencia, nivel intermedio).
- Buena capacidad de organización y para manejar varias tareas a la vez.
- Atención al detalle y precisión.
- Buenas habilidades de comunicación y de relación con otras personas.
- Capacidad para trabajar en un entorno dinámico y de ritmo rápid