Asistente Administrativa de Gerencia

Objetivo

Proporcionar apoyo eficiente y efectivo a los gerentes y líderes de un equipo o departamento dentro de la organización. Esto implica realizar una variedad de tareas administrativas y de oficina para garantizar que la operación diaria de la gerencia sea fluida y eficiente.

FUNCIONES

- Mantener actualizado en el sistema de trámite documentario; la correspondencia recibida y generada en la Gerencia, para facilitar la ubicación de los documentos.
- Gestionar y mantener actualizada la agenda de reuniones del Gerente, teniendo organizada la documentación respectiva para las reuniones.
- Controlar y despachar la correspondencia recibida a los destinatarios, para facilitar la distribución de carga de trabajo según asignación del Gerente.
- Atender las llamadas telefónicas y las consultas de acuerdo con el protocolo establecido para brindar la orientación respectiva.
- Registrar y mantener actualizado la documentación, de acuerdo con instrucciones o procedimientos de archivo para facilitar el acceso y la disponibilidad de la información.
- Tramitar pasajes, viáticos, permisos, seguros de viajes y todo lo relacionado a viajes a otras ciudades y/o países, para facilitar la movilización del personal.
- Clasificar y administrar el listado de proveedores externos del área administrativa
- Presentar periódicamente informes y evaluaciones relevantes sobre las tareas de asistencia cumplidas hasta el momento.
- Manejar cierta información sobre la contabilidad de la organización.
- Gestionar los gastos y costos de la empresa asignado su distribución de forma correcta.
- Conciliar los saldos de las cuentas.
- Tramitar los pagos y garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa
- Ayudar a preparar los estados financieros y reportes.