Analista de Procesos, Mejora Continua y Control Interno

Diseñar, documentar, optimizar, estandarizar e implementar los procesos administrativos, operativos y de control interno. Abarcando todas las divisiones de servicios.

Asegurar eficiencia, trazabilidad, disciplina operativa y cumplimiento normativo, apoyando la visión de la empresa como una empresa enfocada en soluciones reales para el cliente, con cultura de orden, responsabilidad y mejora continua.

Actúa como facilitador entre talleres, operaciones, logística, ventas, compras y dirección, garantizando que los procesos estén claros, documentados, implementados y medidos.

RESPONSABILIDADES CLAVE

- Levantamiento y diagnóstico de procesos críticos:
- Mapear procesos existentes en: - Servicios técnicos
- Talleres
- Compras nacionales e internacionales
- Inventarios y almacén
- Procesos de alquiler de equipos
- Procesos de garantías
- Cotizaciones, ventas y facturación
- Flujo de caja, cobranzas y administración
- Identificar riesgos, brachas, puntos de fricción entre áreas y oportunidades de mejora.

2. Diseño, rediseño y documentacion de procesos

- Elaborar diagrama de flujo y procedimientos operativos estándar (SOPs).
- Definir matrices de roles, responsabilidades y rutas de aprobación (RACI).
- Documentar políticas operativas con enfoque en control, eficiencia, rentabilidad del servicio y experiencia del cliente.
- Diseñar puntos de control y mecanismos de evidencia para auditoría interna.
- Estandarizar formatos: órdenes de servicio, inspecciones, checklist de técnicos, garantías, traslados, entregas de alquiler, etc.

3. Control interno y gobernanza

- Diseñar matrices de riesgo y control interno bajo marcos COSO y BPMN.
- Validar alineación de procesos con sistemas contables, administrativos y de taller.
- Revisar periódicamente el cumplimiento de los procesos aprobados mediante auditorías internas.
- Minimizar riesgos operativos: - Pérdida de inventarios
- fugas de información
- mala documentación técnica
- incumplimiento contractuales
- errores en alquiler y servicios

4. KPIs, indicadores y tableros de control

- Definir y dar seguimiento a KPIs clave por área, como: - Tiempo y ciclo de órdenes de servicio
- Utilización de técnicos y productividad
- Rotación de inventarios y obsolescencia
- Control de costos por servicio
- Cumplimiento de mantenimientos preventivos y garantías
- KPIs de alquiler de montacargas (cap rate, disponibilidad, ocupación, rendimiento por equipo)
- Diseñar dashboards para gerencia en Power BI / Excel / Google Data Studio.

5. Capacitación y cultura de procesos

- Socializar procedimientos nuevos o actulizados con personal técnico y administrativo.
- Acompañar implementaciones en talleres y áreas comerciales.
- Promover disciplina operativa, orden documental y cultura de mejora continua.
- Fomentar que los procesos de la empresa siempre estén orientados a soluciones para el cliente.

OTRAS FUNCIONES

- Preparar reportes de control interno, análisis de brechas y planes de mejora.
- Apoyar iniciativa de transformación digital.
- Cualquier otra tarea asignada por el empleador.

Conocimiento técnicos deseables

- Modelado de procesos (BPMN, Visio, Lucidchart)
- Control Interno (COSO)
- Sistema de inventario, compras, finanzas y operación de talleres.
- Familiaridad con KPIs industriales y de flota.

Competencias esenciales

- Pensamiento sistématico y analítico
- Capacidad de documentación estructurada
- Orden, disciplina y enfoque en cumplimiento
- Capacidad de trabajar con técnicos y administrativos.
- Orientación a resultados medibles
- Habilidad para gestionar cambio organizacional
- Proactivdad y autonomía