Analista de Cuentas por Cobrar

Objetivo del Puesto

Asegurar que las cuentas por cobrar se administren correctamente, se registren adecuadamente y se recuperen en el tiempo establecido. Involucra los registros de acuerdos comerciales, generación y cambios en facturación, cobros en sistema y actualización de documentos en expedientes de clientes.

Descripción de Funciones

Registro y Seguimiento de cuentas (Gestión de Cobros):

- Registrar y monitorear todas las transacciones relacionadas con cuentas por cobrar (anticipos, depósitos, rentas, cuotas de mantenimiento, servicios a recobrar, etc.).
- Registrar transacciones de consumo variables como tarjetas de acceso, stickers, validadoras, tickets de cortesía, herramientas, etc. Realizar la generación y envío de facturas individuales por cliente. Debe emitir los recibos digitales (por correo) para envío a los clientes.
- Realizar la facturación de montos por contrato y variables por consumo de las sociedades asignadas.
- Proponer y solicitar correcciones en facturación y cobros en sistema.
- Revisar la aplicación de cambios de facturación solicitados en sistema en el reporte de incidencias.
- Registrar las pólizas y cargarlas en sistema.
- Emitir estados de cuenta del sistema y enviar al cliente según sea requerido.
- Preparar el pago del consumo eléctrico de los inmuebles disponibles dentro del complejo.
- Realizar un seguimiento activo de las cuentas pendientes y vencidas.
- Verificar en banco y registrar los pagos en el sistema de los clientes.
- Mantener una comunicación efectiva con los clientes para resolver consultas relacionadas con facturas, pagos y términos de crédito, y negociar acuerdos de pago cuando sea necesario.
- Conciliar las cuentas por cobrar, depósitos en garantía y anticipos.
- Analizar la cartera de clientes para identificar tendencias de pago, evaluar el riesgo de crédito y proponer estrategias para mejorar la gestión de cuentas por cobrar y reducir la morosidad.
- Armar y presentar la cartera de cuentas por cobrar.

Reportes:

- Generar informes periódicos sobre el estado de las cuentas por cobrar y documentar adecuadamente cualquier acción tomada. Involucra la estadística general de las cuentas por cobrar.
- Emitir reportería para actualización y conciliación de las cuentas bancarias de las sociedades.
- Elaborar y presentar a Dirección informe de seguimiento para las operaciones de CxC.

Documentación:

- Documentar y archivar de manera organizada toda la correspondencia y transacciones. Involucra la creación y control de carpetas de respaldo de toda documentación contable.
- Subir toda la información de contratos, adendas, cesiones, finiquitos y pagos al sistema y OneDrive. Creación de carpetas en One Drive y Físicas de los clientes.
- Recolectar información asociada al cumplimiento de clientes con requisitos legales, crear y mantener actualizado los expedientes.
- Gestionar requerimientos en cuanto a documentación con las entidades para venta de inmuebles (cuando se requiera).

Otros:

- Trabajar en estrecha colaboración con las áreas para asegurar la coherencia en los registros y políticas financieras.
- Realizar además de las funciones principales del cargo, todas aquellas que sean solicitadas dentro del alcance del mismo.
- Verificar que todas las transacciones relacionadas con cuentas por cobrar estén correctamente registradas en el Sistema Contable.
- Validar los incrementos anuales de los contratos y depósitos en garantía.
- Validar la aprobación de cambios en facturación.
- Asegurar de que toda la documentación esté completa y archivada de manera organizada.
- Asegurarse de que todas las actividades relacionadas con cuentas por cobrar cumplan con las normativas contables y fiscales vigentes, así como con las políticas internas de la empresa.

Requisitos del Cargo

- Banca y Finanzas, Contabilidad o carreras relacionadas.
- 3 años de experiencia operativa.

Conocimientos Técnicos

- Contabilidad General
- Facturación
- Registro de Facturas de compras y servicios
- Cobros/ Cuentas por Cobrar;Conciliaciones bancarias
- Archivo y manejo de equipos de computación y cálculo, software contable.
- Sistema/software contable (ERP);Sistema CRM