Administrador

Escritorio Jurídico está en la búsqueda de un Administrador, con base en Ciudad de Panamá. Buscamos un profesional con sólida experiencia como Administrador, para asegurar el funcionamiento eficiente y organizado de la oficina jurídica, gestionando todos los procesos administrativos y operativos necesarios para el soporte de las actividades legales. Esto incluye la supervisión de recursos, la gestión de proveedores, el manejo de la documentación, la coordinación de la logística y la provisión de un ambiente de trabajo productivo y profesional. El rol también implica la comunicación efectiva con clientes, proveedores y el personal interno.


Responsabilidades Principales:

Gestión Administrativa General:

Supervisar y coordinar las actividades administrativas diarias de la oficina.
Establecer y mantener sistemas y procedimientos eficientes para la gestión de la oficina.
Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos.
Actuar como punto de contacto principal para asuntos administrativos de la oficina.


Gestión Financiera y Contable Básica:

Elaborar y gestionar el presupuesto de gastos de la oficina.
Realizar el seguimiento y reporte de gastos e ingresos.
Gestionar el pago de facturas de servicios públicos, proveedores y otros gastos operativos.
Mantener registros financieros básicos y colaborar con el contador externo.
Gestionar la facturación básica a clientes (según sea requerido).


Gestión de Recursos y Suministros:

Realizar la compra y el control de inventario de suministros de oficina.
Asegurar el mantenimiento y la funcionalidad de los equipos de oficina.
Gestionar las relaciones con proveedores de bienes y servicios.
Evaluar y seleccionar nuevos proveedores cuando sea necesario.


Gestión de la Documentación y Archivo:

Establecer y mantener un sistema de archivo eficiente y seguro (físico y digital).
Asegurar la correcta organización y confidencialidad de la documentación legal y administrativa.
Gestionar la recepción, distribución y envío de correspondencia.


Coordinación y Logística:

Organizar reuniones, citas y eventos de la oficina.
Gestionar la agenda y los viajes del personal (si aplica).
Coordinar el mantenimiento y la limpieza de las instalaciones.


Comunicación y Atención al Cliente:

Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de manera profesional y eficiente.
Recibir y atender a los visitantes de la oficina.
Servir de enlace entre los abogados y los clientes en asuntos administrativos.


Soporte al Personal Legal:

Brindar apoyo administrativo a los abogados en la preparación de documentos, organización de expedientes y otras tareas relacionadas.
Colaborar en la gestión de plazos y recordatorios importantes.


Requisitos:

Experiencia comprobable en roles de administración de oficina.
Sólidas habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo.
Capacidad para trabajar de manera autónoma y proactiva.
Manejo de herramientas de ofimática (Microsoft Office Suite, Google Workspace, etc.).
Excelentes habilidades de comunicación interpersonal.
Atención al detalle y precisión en la gestión de información.
Deseable (no excluyente): Experiencia en el sector legal.