Recepcionista
Gestionar de forma ordenada y eficiente las actividades administrativas relacionadas con recepción, mensajería, archivo, compras, inventario, coordinación de servicios y apoyo operativo para la oficina principal en Panamá.
Funciones
- Archivar físicamente los documentos que llegan a la oficina.
- Mantener actualizado el archivo electrónico de facturas y recibos recibidos.
- Asegurar que la documentación se conserve de manera organizada para facilitar su consulta y seguimiento.
- Recibir y registrar toda la mensajería que llegue a recepción de manera organizada.
- Entregar la correspondencia correspondiente, manteniendo un control de registro de entrega.
- Atender y canalizar llamadas telefónicas de acuerdo con la necesidad de la oficina.
- Controlar los envíos de mensajería de Panamá, Chiriquí y Colón.
- Preparar y coordinar envíos de courier para todos los destinos manejados desde la oficina principal en Panamá.
- Dar seguimiento a los envíos, cuando sea necesario, para asegurar su correcta entrega.
- Controlar el inventario de útiles de oficina e insumos de cafetería para evitar desabastecimientos.
- Gestionar la compra de insumos de cafetería para la oficina de Panamá.
- Realizar compras en Smart Buy para las funciones de Enabling Functions, según las necesidades operativas.
- Asegurar y dar seguimiento a los pagos de servicios fijos y contratados.
- Confirmar la prestación de los servicios correspondientes.
- Dar seguimiento a la recepción de facturas para gestionar oportunamente los pagos.
- Entregar mensualmente reportes de gastos fijos, incluyendo fechas de pago y anticipos.
- Coordinar el transporte para visitas.
- Brindar apoyo administrativo a las actividades operativas de la oficina, de acuerdo con las necesidades del área.
- Contribuir al orden, seguimiento y continuidad de las tareas administrativas asignadas a recepción.
Requisitos
- Bachiller completo.
- Licenciatura completa o en curso.
- Manejo de equipos de computadora.
- Manejo de Microsoft Office.
- Experiencia previa como Recepcionista.