Coordinador Administrativo

Obejtivo del puesto:

Coordinar y dar seguimiento a las actividades administrativas, ventas, abastecimiento, inventarios, logística y técnicas de la organización, garantizando la disponibilidad de productos, el cumplimiento de los procesos operativos y la continuidad de las operaciones. Será el respaldo directo de la Administración, asumiendo la coordinación operativa de los departamentos.

Propósito Estratégico del cargo

Actuar como soporte directo de la Gerencia, asegurando la continuidad operativa y coordinando eficientemente los procesos en la dirección operativa de las diferentes áreas cuando sea requerido. 

Este puesto representa una posición clave para garantizar la eficiencia operativa y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.  



Funciones y Responsabilidades

1. Gestiones Administrativas.

- Realizar y analizar cotizaciones.
- Crear órdenes de ventas en SAP.
- Crear facturas de anticipo.
- Crear facturas y notas de crédito al cliente.
- Apopyo en negociaciones con cliente y proveedores.
- Seguimiento con el equipo de ventas y compras al cumplimiento de condiciones comerciales.
- Analizar necesidades de resposición de inventario.
- Dar soporte al equipo técnico.

2. Gestión de Inventarios.

- Monitorear niveles de inventario y cobertura.
- Identificar productos críticos, stock y quiebres de inventario.
- Analizar rotación y comportamiento de productos.
- Garantizar la integridad y exactitud de la información en SAP.
- Elaborar reportes de inventario y abastecimiento.

3. Gestión Logística.

- Coordinar procesos de recepción, almacenamiento y despacho.
- Supervisar el cumplimiento de tiempos de entrega.
- Coordinar transportistas y operadores logísticos.
- Gestionar incidencias relacionadas con importaciones y distribución.
- Dar seguimiento a embarques nacionales e internacionales.
- Asegurar el cumplimiento de procedimientos logísticos establecidos.

4. Gestión Ventas

- Coordinar el envio de cotizaciones a Gerentes de ventas.
- Dar seguimiento a cotizaciones enviadas a los clientes.
- Verificar el proceso de facturación.
- Supervisar el cierre de reclamos y garantías.

5. Gestión Administrativa y Análisis

- Elaborar reportes e indicadores de gestión.
- Analizar información para la toma de desiciones.
- Mantener actualizada la información en SAP.
- Generar informes ejecutivos para la Gerencia.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos de la cadena de suministro.
- Participar en proyectos de optimización operativa.

6. Indicadores de gestión (KPIs)

- Disponibilidad de inventario.
- Exactitud de inventario.
- Rotación de inventario.
- Días de inventario.
- Cumplimiento de órdenes de compra.
- Lead Time de abastecimiento.
- Cumplimiento de entregas (OTIF)
- Costos logísticos.
- Nivel de servicio al cliente.
- Cumplimiento de procesos y registros en SAP Business One.

Requisitos del puesto

1. Formación Académica

- Licenciatura en Ingeniería Industrial, Licenciatura en Ingeniería Automotriz, Licenciatura en Cadena de Suministros o carreras afines.

Experiencia

- Mínimo 3 a 5 años de experiencia en área administrativa.
- Experiencia en empresas de distribución, retal o comercialización de productos.
- Experiencia en compras nacionales e internacionales.
- Experiencia coordinando procesos logísticos y operativos.
- Experiencia en atención al cliente, negociación y cierre de ventas.
- Experiencia en seguimiento postventa.

2. Idiomas

- Español.
- Inglés: intermedio - avanzado (mínimo nivel B2).
- Capacidad de mantener conversacines, negociaciones y comunicación escrita con clientes y proveedores internacionales.

3. Conocimientos Técnicos

- Dominio de SAP Business One (indispensable).
- Excel avanzado.
- Gestión de inventarios.
- Compras y ventas nacionales e internacionales.
- Comercio internacional e importaciones.
- Análisis de datos e indicadores de gestión.
- Power BI (deseable).
- Manejo de herramientas difitales y redes sociales para ventas.

4. Competencias Blandas

- Liderazgo operativo.
- Comunicación efectiva.
- Orientación a resultados.
- Resolución de problemas.
- Trabajo en equipo.
- Proactividad.
- Adaptabilidad al cambio.
- Capacidad de toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar bajo presión.