Funciones / responsabilidades:
* Gestionar el ingreso de asignaciones en el sistema, organizar e imprimir la documentación asociada y enviar oportunamente el paquete de trabajo al Supervisor de Proyecto encargado de Servicio y Mantenimiento.
* Gestionar las cotizaciones con los proveedores homologados por la empresa y tramitar los pedidos y requisiciones necesarias para atender las solicitudes de los clientes y los requerimientos de mantenimiento.
* Gestionar y coordinar la facturación de los servicios y mantenimientos realizados, verificando órdenes de trabajo, costos, materiales y autorizaciones, para garantizar facturas precisas y completas.
* Enviar a los clientes los informes derivados de los servicios y mantenimientos realizados por el equipo, asegurando una revisión previa que verifique la claridad, exactitud y presentación profesional del contenido, y garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para su entrega.
* Atender y gestionar de forma eficaz las consultas, solicitudes y requerimientos de los clientes, asegurando soluciones precisas y una comunicación clara.
* Responder llamadas de manera amable y profesional, identificando la necesidad del usuario y transfiriéndolo al responsable adecuado para asegurar una atención rápida y efectiva.
* Gestionar el manejo, registro y control de documentos y correspondencia interna y externa, asegurando su correcta clasificación, archivo, seguimiento y distribución oportuna.
* Validar la documentación de ingreso y despacho de materiales del almacén, confirmando cantidades, fechas y autorizaciones, con el fin de garantizar un control adecuado del inventario y la correcta trazabilidad de los movimientos.
* Registrar en Sistema los pagos de cotizaciones de servicios y facturas de mantenimiento, asegurando exactitud y actualización constante.
* Seguimiento del cumplimiento de pagos de los clientes de mantenimiento, detectando retrasos y registrando el estatus actualizado de cada cliente, con el fin de activar las acciones de cobro y mantener la cartera al día.
* Ejecutar las actividades del cargo conforme a los procedimientos vigentes del Sistema de Gestión de Calidad, manteniendo registros completos y precisos que permitan la trazabilidad y faciliten auditorías internas y externas.
* Desarrollar cualquier otra tarea asignada de acuerdo con las necesidades del proyecto o de la empresa.
Rol: Encargado seguimiento flota vehicular
* Administrar integralmente la flota vehicular de la empresa, asegurando el control y seguimiento de la documentación, kilometraje, estado físico y mecánico de los vehículos, así como la gestión de mantenimientos, reparaciones, trámites legales, proveedores, presupuestos y coordinación con los responsables de vehículos en los proyectos, garantizando su disponibilidad, correcto uso y cumplimiento de los procesos internos.
Habilidades /Aptitudes:
* Orden
* Orientación al detalle
* Comunicación asertiva
* Gestión del tiempo
* Seguimiento y persistencia
* Trabajo en equipo
