Asistente Administrativo/A - Facturación y Operaciones
En Airepuro buscamos un/a Asistente Administrativo/a que mantenga ordenada la operación del día a día: agendar los cambios de filtro, registrar todo en Zoho, emitir las facturas y dar seguimiento a lo pendiente.
Somos una empresa panameña de servicios de filtración de aire para hogares, oficinas, comercios y hospitales. Trabajamos con marcas como Filterbuy, CowayMega, Levoit y Mann+Hummel. Somos un equipo pequeño: el fundador, un técnico de campo, gerente de ventas y esta posición. Es un rol altamente dinámico, en una empresa en crecimiento y con un equipo motivado y colaborativo. Ningún día se parece al anterior y vas a aprender el negocio completo, no un pedacito.
ANTES DE APLICAR, LEE ESTO
- Salario: B/. 750 a B/. 900 mensuales, según experiencia.
- Primeros 2 meses por servicios profesionales (período de prueba mutuo). Desde el mes 3: planilla con prestaciones de ley más variable por desempeño.
- presencial y la tarde virtual.Horario: lunes a jueves de 8:00am 5:00pm presencial. Viernes de 8:00 am a 1:00pm. Sabado remoto hasta las 12pm.
- Modalidad presencial en San Francisco, Ciudad de Panamá.
Si alguna de estas condiciones no te funciona, te agradecemos el interés y te pedimos no aplicar. Preferimos ser claros desde el inicio.
QUÉ VAS A HACER
- Agendar y confirmar las visitas de cambio de filtro por WhatsApp y correo.
- Coordinar con el técnico de campo la ruta y los materiales de cada visita.
- Emitir facturas electrónicas en Zoho Books cumpliendo con el formato de la DGI. R
- egistrar gastos operativos, conciliar pagos contra facturas y avisar de lo vencido.
- Preparar el paquete mensual de documentos para el contador externo.
- Dar seguimiento a cotizaciones y coordinar pedidos con proveedores.
- Mantener el inventario y los registros de clientes al día en Zoho CRM.
- Apoyo del fundador con proyectos especiales y manejo de agenda
Lo que NO es este puesto: no es un rol contable, porque hay un contador externo que presenta y responde por las declaraciones. No es un rol de ventas ni de marketing.
REQUISITOS
- Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.
- Mínimo 2 años en un rol administrativo, de facturación o de asistencia.
- Haber emitido facturas electrónicas en Panamá y entender qué es el ITBMS.
- Excel intermedio: filtros, tablas y BUSCARV o similar. Español escrito impecable, porque vas a escribirle a clientes todos los días.
DESEABLE, NO EXCLUYENTE
- Experiencia con Zoho CRM o Zoho Books, o con cualquier otro CRM.
- Inglés de lectura para correos y fichas técnicas de proveedores.
- Experiencia en empresas de servicios, mantenimiento, HVAC o distribución.
CÓMO APLICAR
- Postúlate por este portal e incluye en el mensaje de tu postulación estos tres puntos:
- La palabra FILTRO al inicio del mensaje.
- En qué sistema has emitido facturas electrónicas y desde cuándo.
- Un ejemplo breve de una situación donde tu orden o tu seguimiento evitaron un problema en un trabajo anterior.
Las postulaciones que no incluyan los tres puntos no serán consideradas. Este filtro nos ayuda a identificar a quienes leen y siguen instrucciones desde el primer contacto.
El proceso son cuatro pasos y toma unas dos semanas: postulación, una prueba práctica corta que haces desde tu casa, una llamada de 2 0 minutos y un medio día presencial pagado para que veas cómo es el trabajo antes de decidir. Te avisamos en cada etapa, avances o no.
Airepuro selecciona por competencias. No discriminamos por sexo, edad, estado civil, nacionalidad, religión ni condición social.