Asistente Administrativo (A) de Presidencia
Reconocida empresa financiera se encuentra en la búsqueda de un Asistente Administrativo (a) de Presidencia.
Si tienes experiencia previa en la administración directa con Presidentes y Vicepresidentes ¡tienes una ventaja fundamental!
Tu misión será:
Brindar soporte administrativo, analítico y logístico directo a la Presidencia.
Coordinar, elaborar, ejecutar, comunicar y actualizar los procesos administrativos aplicando las normas establecidas por la organización , con el objetivo de elaborar la documentación necesaria que respalde a la funciones de la Vicepresidencia asignada y toma de decisiones de los distintos comités, garantizando el desarrollo de los mismos y cumpliendo el plan estratégico anual del banco.
Principales responsabilidades:
1. Soporte Ejecutivo y Logística de Alto Nivel
- Gestión de Agenda y Viajes: Administrar de forma completa y exclusiva la agenda del Gerente General, incluyendo el control estricto de compromisos, la recopilación de información y la coordinación de la logística requerida. Preparar la logística integral de viajes de negocios (hospedaje, transporte local e internacional, y coordinación de reuniones).
- Gestión Financiera Ejecutiva: Preparar mensualmente los Reportes de Gastos de la Visa Corporativa del Gerente General y de Directores de Junta, incluyendo la solicitud, recopilación de facturas y envío a Finanzas para pago.
- Gestión Operativa de Oficina: Administrar la requisición de materiales y equipos, así como el manejo de la Caja Menuda para gastos varios de la oficina.
2. Coordinación de Junta Directiva y Eventos Estratégicos
- Logística de la Junta: Coordinar la logística completa para la Junta Directiva (desayuno y almuerzo), preparar listas de asistencia, gestionar el pago de Dietas y la preparación semestral del cuadro de asistencia para pago de bonos.
- Apoyo a Directores: Coordinar el hospedaje y transporte para Directores y personal que asista a la Junta, incluyendo apoyo en temas personales y transacciones bancarias.
- Eventos Corporativos: Apoyar la logística de eventos estratégicos para Directores y Equipo Ejecutivo, como el Taller de Planificación y el Taller CEPE, en coordinación con la VP de Gestión Estratégica.
3. Flujo de Documentos y Archivos
- Control de Firmas Ejecutivas: Coordinar el recibo de documentos de todas las áreas para la firma del Gerente General, asegurando que cumplan con las aprobaciones previas, presentando en carpetas temáticas y llevando el control de salida y distribución.
- Organización y Control: Controlar la correspondencia enviada y recibida, y mantener un adecuado control y organización de los archivos físicos y electrónicos sectorizados por Vicepresidencia y tema.
- ???????Supervisión: Coordinar y supervisar las labores del Conductor/Mensajero.
4. Asistencia Personal
- Apoyo Personal al Gerente General: Proporcionar asistencia en temas personales, como pagos mensuales de cuentas residenciales, gestión y logística de la Declaración de Renta, viajes personales ocasionales y transacciones bancarias o trámites varios.
- Llevar debido control de la correspondencia enviada y recibida distribuir a las áreas correspondientes y dar seguimiento Mantener adecuado control y organización de los archivos físicos y electrónicos sectorizado por vicepresidencia y de acuerdo a los temas y gestiones que vayan surgiendo en Presidencia Coordinar y supervisar las labores del Conductor /Mensajero
Requisitos:
Nivel Educativo:
- Universitario Graduado - Bancas y Finanzas Universitario Graduado - Administración Pública
Experiencia:
- 1 año en áreas de Asistencia de Gerencia.
Conocimientos o habilidades:
- Capacidad analítica, conocimientos básicos de contabilidad, MS office (Intermedio)
- Buenas habilidades interpersonales