Asistente Administrativa

En Ingesoft Panama S.A., estamos en búsqueda de una Asistente Administrativa para brindar soporte administrativo integral a la organización, con especial enfoque en la gestión de proyectos, facturación a clientes, cuentas por cobrar, trámites administrativos y coordinación con Casa Matriz y sucursales.

La posición tendrá interacción con clientes, proveedores, entidades bancarias y gubernamentales, así como con las diferentes áreas internas de la organización, asegurando el seguimiento oportuno de documentos, trámites, facturas, cobros y requerimientos administrativos.

Principales responsabilidades

- Gestionar y dar seguimiento a facturación de clientes, asegurando que cada factura cuente con la documentación y soportes requeridos.
- Preparar expedientes de facturación por proyecto y realizar la presentación y registro de facturas ante clientes y plataformas correspondientes.
- Dar seguimiento a la aceptación, aprobación, observaciones y rechazos de facturas, gestionando las correcciones necesarias.
- Realizar seguimiento a cuentas por cobrar, compromisos de pago y saldos pendientes, generando reportes y alertas para la Gerencia.
- Conciliar saldos y estados de cuenta con clientes, Contabilidad y Gerencia.
- Coordinar y dar seguimiento a los hitos administrativos y facturables de los proyectos.
- Mantener actualizada la documentación administrativa, legal y corporativa de clientes, proveedores, Casa Matriz y sucursales.
- Gestionar trámites ante bancos, entidades gubernamentales y otras instituciones externas, incluyendo paz y salvos, certificaciones, permisos y documentación requerida.
- Dar seguimiento a registros, licencias, contratos y documentos sujetos a vencimiento.
- Coordinar requerimientos con asesores legales y contables externos y dar seguimiento a la documentación correspondiente.
- Brindar apoyo administrativo a Casa Matriz y sucursales nacionales e internacionales.
- Coordinar con clientes, proveedores y áreas internas la información necesaria para completar trámites y procesos administrativos.
- Participar en auditorías externas relacionadas con los procesos administrativos y atender los requerimientos documentales.
- Apoyar el cierre documental administrativo de los proyectos.
- Gestionar y registrar pagos de acuerdo con las autorizaciones y políticas establecidas por la empresa.

Buscamos una persona que se caracterice por:

- Organización y capacidad de seguimiento.
- Atención al detalle y control documental.
- Capacidad para gestionar múltiples requerimientos simultáneamente.
- Comunicación efectiva.
- Orientación al cumplimiento.
- Confidencialidad.

Requisitos

- Experiencia en procesos de facturación y cuentas por cobrar.
- Estudios en areas de Administración, Contabilidad y Finanzas.
- Dominio de herramientas ofimáticas.